Comment bien choisir sa plateforme de formation ?
Tout d'abord commençons par définir ce qu'est une plateforme LMS...
Le Learning Management System ou LMS est un logiciel qui vous permet de créer, gérer, organiser et fournir du matériel de formation en ligne à votre audience.
Nous retrouvons sur le marché actuel une multitude d’offre en matière de plateforme de formation. Il est difficile de savoir laquelle peut nous correspondre, comment faire alors le bon choix ?
Avant de commencer à chercher une plateforme, il faut tout d’abord faire un état des lieux de votre système de formation existant en réalisant un audit auprès de vos équipes.
N’hésitez pas à interroger les utilisateurs finaux car ils sont les plus adeptes à vous orienter vers des critères de choix à prendre en compte. Les observations des apprenants seront le facteur clé de votre réussite sur votre projet LMS.
Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre pour rédiger votre expression de besoin et trouver la plateforme de formation la plus adaptée à vos besoins et vos motivations.
Etape 1
Lister les + et les - du système de formation existant
Lors de votre audit, lister avec les auditionnés ce qui fonctionne et ce qui mériterait d’être amélioré sur le fonctionnel, le technique et l’organisationnel. Cette étape vous permettra déjà de comprendre les besoins de vos apprenants et ce qui doit être amélioré pour la future plateforme.
Etape 2
Etablir une stratégie de formation
La stratégie de formation doit être liée à vos objectifs business à court et moyen terme. Bien connaitre ses objectifs business est essentiel pour définir les fonctionnalités nécessaire à la plateforme : cible, performance, conformité, montée en compétences…
Etape 3
Définir les bénéfices attendues
Il est essentiel de lister l’ensemble des bénéfices attendues par la mise en place de cette nouvelle plateforme.
Définir ceux attendus par :
- les apprenants
- la hiérarchie des apprenants (manager, responsable, directeur…)
- le ou les commanditaire(s) de la formation
- la direction
- le ou les administrateur (s) de la plateforme
- le service informatique
Etape 4
Recenser vos ressources
Quelles ressources avez vous actuellement ? Recenser l’ensemble de vos ressources (word / excel, powerpoint, vidéos, pdf, lien web…) et notez pour chacune d’entres elles les contraintes liées à leur stockage et utilisation :
- délai de mise en œuvre
- sécurité des données et confidentialité
- maintenance (nombre de remise à jour par an…)
- technique (équipement, réseau..)
- organisationnel
- budgétaire (coût des impressions…)
Etape 5
Répertorier l'ensemble des personnas et les expériences souhaitées
Quels sont les usages de vos utilisateurs finaux et quelles expériences souhaiteriez vous leur offrir ? Afin d’y répondre, créer des personnas pour chaque type d’apprenants en prenant en compte la démographie, les objectifs, les freins, les habitudes, l’identité, les expériences adaptées… cela permettra d’assortir votre offre de formation à vos cibles.
Pour trouver le type d’expérience que l’on souhaite proposer à ces apprenants, il faut se poser un certain nombre de questions :
- Besoin de personnalisation ? (âge, ergonomie…)
- Besoin d’interactions ? Forum de discussions, blogs, partage, like, feedback
- Besoin de social learning et donc d’une communauté pour les apprenants ?
- Besoin de responsive learning pour s’adapter aux supports ? (tablettes, PC, smartphone…) ?
- Besoin pour les managers /formateurs d’outils dédiés à la gestion et le suivi de ses équipes
- Besoin de session de formation ou coaching ?
- Pour la gamification, besoin d’utiliser des leviers de jeu pour engager ou fidéliser les apprenants ?
Etape 6
Lister les types de contenus nécessaires
Il est nécessaire de lister le type de contenus dont vous aurez besoin pour choisir votre plateforme de formation. Les activités de formation seront elles plutôt sous forme de module e-learning, de questionnaires, de ressources pédagogiques (pdf, word…), de classes virtuelles, de contenus immersifs, hybride (présentiel, distanciel) ?
La volumétrie de ces contenus est également très importante à prendre en compte pour la plateforme de formation et son hébergement.
Vous devrez réfléchir en amont à une arborescence future de vos parcours de formation afin de pouvoir classer correctement vos contenus et ressources et ainsi gagner du temps dans la maintenance de vos ressources.
Concernant la création des contenus, avez vous besoin d’un outil auteur intégré à la plateforme ou allez vous utiliser un logiciel comme Articulate ou Captivate ? En effet, certaines plateformes proposent des outils intégrés à leur plateforme, il faudra bien étudier les possibilités de ces outils pour vérifier qu’ils correspondent bien à vos futurs besoins.
Pour les questionnaires et évaluations, il en est de même, il faudra noter ce que vous voulez mettre en place pour le suivi des résultats (suivi par apprenants, par parcours de formation, sous forme de graphique…?
Vous aurez également pour certains LMS, la possibilité de communiquer avec vos apprenants, à définir vos attentes par rapport aux outils de communication que vous voudriez avoir sur cette nouvelle plateforme.
Etape 7
Définir l'écosystème
Connaitre l’écosystème de votre service informatique vous permettra de faire communiquer la plateforme LMS avec d’autres outils que vous utilisez. Bien détailler l’intégration à l’écosystème SI et les interfaçages qui devront être mis en place lors du déploiement.
Il faut également étudier les indicateurs de performance que vous souhaitez suivre dans la plateforme LMS afin de vérifier que l’objectif business est bien atteint.
Pour les autres indicateurs tels que la satisfaction, l’efficacité, le retour sur investissement, il faudra étudier sous quelles formes souhaitez vous récupérer ces résultats.
Avez vous besoin d’un suivi ou d’un service d’accompagnement pour la mise en place de la plateforme et le futur ? C’est à prévoir dans votre expression de besoin car ça aura certainement un impact sur le coût de la plateforme.
Dès que vous aurez réalisé cette phase avant projet, il sera plus simple pour vous de rédiger votre cahier des charges et de choisir le LMS qui vous conviendra le mieux et donc de faire de ce projet un véritable succès !
N’hésitez pas à me contacter pour obtenir de l’aide dans l’écriture de l’expression de vos besoins et le choix de votre plateforme LMS. Je me tiens à votre disposition afin de faire de votre projet une réussite !